Há algumas sugestões que se podem fazer acerca deste tópico. A primeira é que o coordenador da reunião deve prepará-la muito bem com antecedência. A segunda é que a reunião deve ser curta. A terceira é que a agenda de trabalho não deve ser extensa. A quarta é que o coordenador deve impedir que as intervenções se afastem da ordem de trabalhos.
Como elaborar a ordem de trabalhos?
A melhor forma de elaborar a agenda é recolher informação dos líderes educativos intermédios: diretores de turma e coordenadores de departamento. Arranje uma caixa para sugestões e coloque-a na sala de professores. Pode perguntar, periodicamente, aos professores, alunos e pais quais são os problemas escolares que querem ver discutidos e resolvidos. A partir desse inquérito informal, o diretor fica com uma lista de tópicos para futuras reuniões. A reunião não deve demorar mais de duas horas e a ordem de trabalhos deve ser curta.
Como fazer uma reunião produtiva?
Distribua a agenda da reunião com antecedência. A agenda deve incluir os assuntos a ser tratados, o local, o dia e a hora de início e de conclusão. O coordenador da reunião deve assegurar que todos tenham direito à palavra mas deve também velar para que ninguém se afaste da ordem de trabalhos. Começar e terminar a reunião com uma nota positiva costuma dar resultado. Mostre entusiasmo e evite usar palavras agressivas. Evite terminar a reunião em tom pessimista. Cuide do espaço. Certifique-se de que o local escolhido tem espaço e luz suficiente. O tamanho da sala deve ser proporcional ao número de pessoas presentes na reunião. Não faça reuniões com muita gente em espaços pequenos nem reuniões com pouca gente em espaços grandes. Há reuniões que correm mal porque, por vezes, os participantes apostam no confronto. Quando há confronto, o coordenador tem de agir, manter a ordem e fazer o que for preciso para que a reunião chegue ao fim e se cumpra a ordem de trabalhos. Obtenha feedback das reuniões. Há várias formas de obter feedback: caixas de sugestões, conversas informais e questionários. Com a recolha das opiniões, o diretor está a dizer aos professores que valoriza as ideias deles, que é uma pessoa de consensos e que gosta de ouvir os outros.
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